هوش تجاری (BI) چیست؟

محال است که هوش تجاری  (BI)در یک کسب و کار به شکست منتهی شود. مگر اینکه شما با اصول این پروسه مبتنی بر علوم داده و تحلیل آماری آشنایی نداشته باشید. برای همین، ما در این مقاله به طور کامل در مورد تعریف هوش کسب و کار، استفاده از آن در کسب وکارهای مختلف، معماری BI و مزایا و لایه‌های مختلف آن صحبت خواهیم کرد. نمی‌خواهید یک گزارش اطلاعاتی کامل از کلیت بخش‌های مختلف سازمان یا کسب و کار خود داشته باشید؟ با ما تا پایان این مقاله همراه باشید.

هوش تجاری  (Business Intelligence) چیست؟

هوش تجاری (Business Intelligence) یا به اختصار BI یکی از جدیدترین و غیرقابل اغماض‌ترین مباحث دنیای دیجیتال مارکتینگ است. شما همیشه با این مفهوم درگیر بوده‌اید و به آن نیاز داشته‌اید، در حالیکه شاید اصلا نمی‌دانستید. و اما هوش تجاری در کسب و کار به چه معنا است. هوش در کل یک فرایند سامان‌دهی، تحلیل و عملیاتی کردن مشاهدات و داده‌ها است. حال همین پروسه اگر در دنیای تجارت و کسب و کار اتفاق بیفتد به معنای هوش کسب و کار خواهد بود. یعنی یک فرایند مبتنی بر تکنولوژی که داده‌های دریافتی مختلف برای هر کسب و کار را بررسی و تحلیل می‌کند. نکته مهم‌تر این‌که در پایان، به برندها و کسب و کارها، اطلاعات عملی (Practical Information) می‌دهد. اطلاعاتی که سطح موفقیت‌ها و شکست‌های کسب و کار را به طور کاملا علمی و قابل اتکا، نشان می‌دهد.

داده‌های واقعی و قابل استناد، تمام چیزی است که یک کسب و کار یا برند برای پیشبرد اهداف تجاری خود به آن نیاز خواهد داشت. ابزارهای هوش تجاری شامل گراف، جدول، چارت، ریپورت، داشبورد و … می‌شود. از تمام این این‌ها داده‌ها و اطلاعاتی به‌دست خواهد آمد که شاخص‌های مختلف از جمله نرخ کلیک، میزان فروش، میزان سود، میزان موفقیت کمپین‌ها از جمله ایمیل مارکتینگ، نرخ پرش، نرخ تبدیل و … را می‌توان با آن‌ها سنجید. و اما BI محدود به ابزارها نیست. انواع اپلیکیشن‌ها، ابزارهای دیجیتال مارکتینگ، افزونه‌های کروم، متدلوژی‌ها و … برای بیرون کشیدن و تحلیل داده‌ها در BI به کار می‌رود. همین جا، اصطلاح دیگری تحت عنوان BA یا تحیل‌گر تجاری مطرح می‌شود.

تفاوت میان BA و BI

BA همان Business Analytics است که به معنای تحلیل کسب و کار یا تجارت می‌باشد. تفاوتی که با هوش تجاری دارد این است که در هوش، داده‌ها به راحتی قابل جمع‌آوری و رصد کردن در زمان کوتاه هستند، اما تحلیل و مونتاژ راه‌حل‌ها در BA صورت می‌گیرد. در واقع شما در کنار یک متخصص هوش کسب و کار به ابزارهای تحلیل تجاری نیز نیاز خواهید داشت. البته BA خود بخشی از فرایند بزرگتری است که BI نام دارد. می‌خواهیم این را بگوییم که این دو مفهوم در ارتباط با هم اما یکی نیستند.

چه نوع شرکت‌هایی از سیستم ‌های هوش کسب‌ و‌ کار استفاده می‌کنند؟

نرم افزارهای هوش تجاری، تحلیل‌گرا هستند. پس هر کسب و کار و صنعتی که به تحلیل آماری داده‌های دریافتی خود نیاز داشته باشد، می‌تواند از آن بهره ببرد. از کمپانی‌های بزرگ و برندهای مشهور جهانی گرفته تا یک سایت فروشگاهی تازه تاسیس شده، حس نیاز به ابزارهای BI کاملا طبیعی است. مخصوصا زمانی که با کلان‌داده‌ها و نرم‌افزارهای تخصصی تحلیل وضعیت کسب و کار سروکار داشته باشیم. از جمله زمینه‌ها و کسب و کارهایی که کارشناس BI نیاز دارند:

• صنعت بیمه: این صنعت با داده‌های حجیم از بیمه‌گزاران، خسارات بانکی، بیمه‌نامه‌ها و … سر و کار دارند. استفاده از BI، دسترسی و بازیابی داده‌ها و انتقال و تحلیل آن‌ها را بسیار آسان ساخته است.
• صنعت بانک‌داری: موسسات مالی بزرگ و بانک‌ها نیز به یک ابزار و پروسه دسترسی سریع به داده‌ها و تهیه گزارش نیاز دارند که تکنولوژی هوش کسب و کار، این معضل را برای این صنعت نیز حل کرده است
• شرکت‌های خدماتی: مراکز مختلف آموزشی، درمانی، علمی، ورزشی و … برای بررسی جایگاه و وضعیت بخش‌های مختلف سازمان خود به BI روی می‌آورند.
• شرکت‌های سرمایه‌گذاری: فکرش را بکنید شرکت‌های بورس، صرافی‌ها، کارگذاری‌ها، بنگاه‌ها و … از هوش تجاری استفاده نکنند. چگونه می‌خواهند به طور لحظه‌ای به آمار و داده‌ها دسترسی پیدا کنند؟
• مخابرات: هوش بیزینس، هم محصولات پرسود و مشتریان فعال را شناسایی می‌کند و هم یک خطوط مریی از متدولوژی صحیح سازمان برای KPI های مشخص را ترسیم می‌کند.

البته می‌توان گفت در هر کسب و کاری برای جلوگیری از اتلاف هزینه و زمان، می‌توان به عرصه تکنولوژی هوش تجاری وارد شد و به کمک یک کارشناس BI که بر روی نرم‌افزارهایی از جمله POWER BI تسلط دارد، از مزایا و فواید آن بهره برد.

فواید و مزایای سیستم هوش تجاری برای کسب و کار شما

محال ممکن است که برندهای بزرگ و کوچک جذب بهره گرفتن از هوش تجاری نشوند. فرض کنید در ساده‌ترین حالت، یک فروشگاه اینترنتی راه اندازی کرده‌اید. حال بعد از مدت 1 سال یا بازه زمانی خاصی، می‌خواهید نسبت به عملکرد فروشگاه خود در یک‌سال اخیر در بخش‌های مختلف کسب و کارتان، گزارش تهیه کنید. دو راه دارید، اینکه کسی را استخدام کنید تا با ماشین حساب و قلم و خودکار میزان فروش، سود و ضرر و … را در کل یک‌سال برای شما برآورد کند. یا اینکه از هوش کسب و کار بهره ببرید و با ابزارهای هوشمند این فناوری، در مدت کوتاه فلوچارت‌ها و گزارش‌های مد نظر را تحویل بگیرید. حال فرض کنید بازه زمانی گزارش‌گیری شما بیشتر از 1 سال شود، اصلا نیروی انسانی و زمان که مانند طلا است، کفاف این کار را نمی‌دهد. تازه، فواید و مزیت‌های آن خیلی فراتر از این مثال خواهد بود:

• تهیه گزارش‌های مختلف در کوتاه‌ترین زمان: هر شرکت، در واقع گردهمایی چند تیم و حوزه کاری مختلف است. از کجا بدانید که عملکرد هر بخش به چه صورت بوده است؟ یا به اصطلاح خودمان، کجای کار می‌لنگد یا کدام بخش پتانسیل هدفمندی شرکت را مضاعف کرده است. داده‌هایی که هوش تجاری به شما می‌دهد، به راحتی و در مدت زمان خیلی کوتاه، گزارش‌های هر بخش به صورت جداگانه را قابل رویت ساخته است. مهم‌ترین جنبه این ماجرا این است که داده‌ها کمّی هستند و به راحتی می‌توان آن‌ها را وارد نرم‌افزارهای تحلیل داده کرد و خروجی‌های کارا و قابل استناد را از آن‌ها گرفت.
• بهترین گزینه برای تصمیم‌گیری‌های سریع و میتینگ‌های لحظه‌ای: هر تصمیم و استراتژی که شما پیاده می‌کنید بر روی میزان سود و فروش شما تاثیر مستقیم خواهد داشت. از روی چه منطق و با چه برهانی تصمیم‌های کسب و کار خودتان را اتخاذ می‎‌کنید؟ آیا در یک جلسه کاری با سرمایه‌گذار یا تامین‌کننده یا بازار هدف، اگر هم‌زمان با صحبت‌های خود، به صورت مستند نیز آماری واقعی از وضعیت کسب و کار ارائه دهید، میزان اعتبار برند خود را افزایش نداده‌اید؟ معلوم است که بله! کارشناس BI دقیقا در این زمان، به شما یک تحلیل و تفسیر ساختاری ارائه می‌دهد که به کمک آن تصمیمان بهتر و سریع‌تر خواهید گرفت.
• ارائه اطلاعات به روز و کاملا جدید: اهمیت این مسئله زمانی مشخص می‌شود که در بهترین حالت دو روز کاری طول خواهید کشید تا یک کارشناس IT، گزارشی از داده‌های دریافتی به شما تحویل دهد. یعنی گزارش نهایی عملا از داده‌های جدید دو روز اخیر تهی است. برای همین، BI با ارائه اطلاعات آپدیت از وضعیت هر کسب و کار و با درنوردیدن زمان، مدیران و استراتژیست‌ها را به سمت خود جذب کرده است.
• افزایش کارایی و بهره‌وری برند: BI به شما وضع موجود را ارائه می‌دهد. راهکارها و تصمیم‌های اشتباهی که پیش‌تر گرفته‌اید، با این هوش، برملا خواهند شد. برای همین نقاط ضعف را زود شناسایی کرده و با رفع آن‌ها، گام‌های جدیدی برای بهره‌وری بیشتر کسب و کار خود برخواهید داشت. به‌عنوان مثال شما در آمارهای هوش تجاری، متوجه خواهید شد که هزینه‌های بسته‌بندی و ارسال محصولات بیشتر از چیزی است که برآورده شده بود و این را اصلا نمی‌دانستید. پس برای آن راه حل طراحی خواهید کرد.
• نرخ بالای بازگشت سرمایه: کدام مدیر و صاحب کسب و کاری از بازگشت سریع سرمایه ناراحت خواهد شد؟ تقریبا یکی از اهداف اصلی هر برندی، متمرکز شدن بر نرخ سود و بازگشت سرمایه (ROI) است. BI با ایجاد یک ساختار، امکان طراحی کمپین‌های موفق را بیشتر می‌کند.
• هزینه‌های پایین‌تر برای نیروی انسانی: یک متخصص BI، می‌تواند کاری که چند نفر در قالب یک تیم برای گزارش‌گیری و جمع‌آوری انبار داده انجام می‌دهند را ساپورت کند. پس یکی دیگر از فواید هوش تجاری برای کسب و کارها، کمتر شدن هزینه‌ی نیروی انسانی است.

اهداف هوش تجاری چیست؟

پس شما در هوش تجاری، از مجموعه‌ای از فرآیندها و ابزارها مانند داشبورد مدیریت، نمودارها و فلوچارت‌ها، گزارش‌ها و تکنیگ‌های داده‌کاوی استفاده خواهید کرد تا وضعیت کسب و کار را بهبود ببخشید. اولین هدفی که برای هوش کسب و کار، می‌توان طرح کرد، تصمیم‌گیری بهتر صاحبان کسب و کار است. از دیگر اهداف آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• دسترسی سریع به گزارش‌ها و آمار بخش‌های مختلف کسب و کار
• تعریف گرایش‌های تجاری سازمان
• تعریف راه‌حل و پیش‌بینی وضعیت پیش رو
• افزایش سطح رضایت‌مندی کاربران و مشتری‌ها
• تشخیص آسان نقاط ضعف و قوت برند
• بهبود عملکرد سازمان
• نرخ بازگشت سرمایه بیشتر
• حذف عوامل مخل در پیشبرد اهداف سازمان
• طراحی زیرساخت صحیح رقابتی
• الگوبرداری دقیق‌تر
• ایجاد یک گنجینه از بینش برای مدیران کسب و کار

معماری هوش تجاری (هوش کسب و کار) چگونه است؟

معماری هوش تجاری یا BIA، ساختار و لایه‌های تشکیل‌دهنده‌ی آن را نشان می‌دهد. مانند معماری یک ساختمان که از لایه سفت‌کاری تا نازک‌کاری در یک مقطع به ترتیب با مصالح و دیتیل خاصی مواجه خواهیم بود، در هوش کسب و کار نیز، 5 لایه اصلی قابل شناسایی و تعریف است.

1. منابع داده‌ای (DATA SOURCE): اولین لایه هوش تجاری سازمان، پیدا کردن و شناسایی داده‌های مورد نیاز از بخش‌های مختلف است.
2. استخراج، تبدیل و بارگذاری داده‌ها (ETL): حال که منابع داده‌ها از جمله دیتابیس‌ها و … شناسایی شده‌اند، در لایه بعدی، اطلاعات را بیرون کشیده (EXTRACT) و آن را برای به کار بردن در سیستم تحلیل، تبدیل (TRANSFORM) می‌کنیم. یعنی داده‌ها استخراج، تبدیل و بارگذاری (LOAD) خواهند شد.
3. انبار داده (DATA WAREHOUSE): در میان تمام داده‌هایی که جمع‌آوری و تبدیل شده‌اند، باید یک انبار کامل از داده‌های مورد نیاز ایجاد شود. این مرحله در پیاده‌سازی هوش کسب و کار بسیار مهم است.
4. مدل‌سازی داده (DATA MODELING): لایه چهارم، در واقع گزارش‌هایی میان داده‌های انبار با بخش‌های مختلف کسب و کار است. اینکه فروش، پرداخت، خرید، زمان فروش، مکان فروش و … به چه صورت صورت بوده است. تما اینها در قالب عدد و رقم قابل حصول است.
5. ارائه اطلاعات (PRESENTATION): پرزنت شده، مجموع لایه‌های قبلی در قالب نمودار، متن و … به صاحبان کسب و کار و مدیران این امکان را می‌دهد که استراتژی‌های پیشین خود را بسنجند و تصمیم‌های جدید را بگیرند.

پس از منابع مختلف، داده‌های کلی جمع‌آوری می‌شوند در یک فرایند تبدیل و بارگذاری به داده‌های قابل استفاده تبدیل شده و به صورت انبار داده در می‌آیند. در نهایت نیز کارهای تحلیل و مدل‌سازی برای نمایش و استفاده عملیاتی از آنها انجام می‌شود.

نکات مهم برای به‌کارگیری درست BI

• تعیین کنید که گزارش‌ها و تحلیل‌ها به چه صورت ارائه شوند. اینکه در قالب متن باشند، جدول یا نمودار و … و این کاری است که تیم مدیریتی هر سازمان باید از ابتدا تعریف کند
• تیم پیاده‌سازی BI استخدام کنید، این تیم داشبوردهای مورد نیاز سازمان را طراحی می‌کنند.
• انبار داده باید در شرکت یا سازمان پیاده‌سازی شود. یعنی جایی که تمام اطلاعات به طور شفاف و کامل ذخیره گردد تا در مواقع نیاز عملیات ETL بر روی آن‌ها انجام شود.
• فرمول‌ها و نرم‌افزارهای BI به صورت آپدیت شده و به‌روزرسانی‌شده باید به کار گرفته شوند.
• در نهایت، آنچه در مرحله اول از سوی مدیران و تیم مدیریتی تعریف شده بود، باید محقق شود.

این نوع پیاده‌سازی هوش تجاری در کسب و کار مانند چرخه‌ای است که مدام تکرار می‌شود.

جمع بندی

همین الان هم طمع خاصی نسبت به هوش تجاری و بهره بردن از مزایای آن در وجود شما شکل گرفته است. حتما حس کنجکاوی و مدیریتی شما نیز از اینکه یک انبار داده و دیتابیس اصولی در کسب و کار وجود داشته باشد  و بتوان به آن مراجعه کرد و گزارش گرفت، به وجد آمده است. تکنولوژی BI شاید کمتر شناخته شده باشد، اما در تمام کمپانی‌ها و سازمان‌های بزرگ به کار می‌رود. دسترسی سریع به داده‌ها، تحلیل و گزارش گرفتن از وضعیت زمانی و مکانی کسب و کار، کمک می‌کند که شما نقاط شکست را شناسایی کرده و میزان موفقیت بخش‌های مختلف بیزینس خود را در قالب نمودار، جدول، متن و … ارائه دهید.